mai 12, 2020
Plutôt simple à gérer lorsque l’on est deux à échanger, la visioconférence peut s’avérer un vrai casse-tête lorsque le nombre de participants excède les doigts de la main. Pourtant, chaque jour de télétravail confiné est un jour d’apprentissage à haut régime de nouvelles méthodes de travail. Les plateformes collaboratives permettent de nous familiariser à la gestion de la communication des équipes à distance. Elles renforcent notre empathie et notre capacité à nous écouter et à respecter l’autre. Voici quelques conseils adaptés à la situation exceptionnelle du confinement (mais pas uniquement !) pour que votre prochaine visioconférence (via Slack, Teams, Zoom, etc.) soit aussi productive que si toute votre équipe était avec vous en salle de réunion.
En cette période de distanciation sociale où l’isolement est la première barrière pour enrayer la propagation du Coronavirus, la visioconférence s’avère un outil de communication salvateur. Voir les collègues avec qui vous travaillez au quotidien et être vu par eux, permet de retisser plus concrètement le lien social qui fait défaut en ce moment. La visioconférence donne en effet cette agréable sensation que tout le monde est dans la même pièce. N’hésitez pas à demander aux participants de s’asseoir près de leur webcaméra pour recréer virtuellement la proximité propre à une réunion physique. Bien entendu la fonction vidéo nécessite deux conditions : non seulement que vos collaborateurs soient à l’aise avec l’exercice et que la bande passante de chacun soit assez puissante.
En cette période d’isolement social, il est important de prendre des nouvelles des uns et des autres et de leurs proches. Commencez par un rapide tour de table pour s’assurer que tout le monde se porte bien et garde le moral. Vous pouvez également aborder des sujets plus légers pour détendre l’atmosphère ce qui permet de mettre les participants dans de bonnes conditions émotionnelles pour échanger.
Si elles ne sont pas organisées, les visioconférences peuvent vite devenir cacophoniques. Le facilitateur est aussi le « time keeper », le maître des horloges, celui qui donne le go et siffle la fin de la réunion.
On le sait, la capacité d’attention baisse à mesure que s’étend la réunion, d’où l’importance d’avoir toujours un œil rivé sur sa montre pour éviter tout débordement ! Si vous avez besoin de plus de temps, faites un break de 3 minutes pour réfléchir aux solutions proposées puis reprenez la réunion.
En tant qu’animateur, le facilitateur est garant du bon déroulement des échanges. Il doit veiller à faire circuler la parole et l’encadrer si nécessaire. Bien que tous ne contribuent pas de la même manière, il est essentiel d’entendre ce que chacun a à dire. Faites plusieurs fois le « tour de la salle » pour vous assurer que tout le monde participe. Certains logiciels permettent même aux participants de « lever la main » s’ils le souhaitent. Cette fonction permet d’éviter de couper la parole et aide l’animateur à terminer la visioconférence sans risquer d’exclure les points de vue d’un participant introverti.
Comme une réunion physique, les réunions virtuelles nécessitent autant de préparation (et même plus selon notre expérience à Thésame) pour être couronnées de succès. Envoyez en amont un ordre du jour à tous et échangez à partir de celui-ci. Pour que la réunion soit efficace, les participants doivent avoir préparé ce qu’ils ont à dire : commentaires ou questions. Réfléchir seul est une règle de base pour qu’émergent idées et solutions nouvelles lors de l’échange collectif. La période d’isolement contre le Covid-19 est justement propice à cet exercice solitaire exigé par le travail de la pensée. Penser le thème et la problématique de la réunion avant d’en parler, tel est le mot d’ordre que vous devez garder en tête.
Toute distraction diminue votre attention et votre concentration. Alors n’hésitez pas à mettre en mode avion votre portable et en silencieux la messagerie des autres plateformes d’échanges, fermez votre porte, mettez le chat, si vous en avez un, dans une autre pièce et si vous êtes dans la situation des parents télétravailleurs, prévenez votre conjoint qui s’occupe des enfants que vous avez une visioconférence d’une heure et que vous n’êtes pas disponible pour vous occuper des devoirs de l’ainé.
S’il est sympathique de voir tous les participants à l’écran, il est tout aussi utile de partager les fichiers sur lesquels portent l’objet de la réunion : une présentation ppt ou un planning excel. Utilisez les fonctions de prise de notes et de partage d’écran de votre plateforme de vidéoconférence.
Une fois la visioconférence terminée, faites un compte-rendu. Qu’est-ce qui s’est bien passé et qu’est-ce
qui n’a pas marché ? Comment pouvez-vous faire évoluer vos prochaines visioconférences pour les rendre
aussi productives que lorsque vous vous réunissez physiquement ?
Mettons à profit ce confinement exceptionnel pour renforcer ce qu’on appelle en langage managérial « les soft skills », toutes ces qualités émotionnelles et intellectuelles qui constituent au plus profond de nous des êtres humains. Dans l’adversité du moment, le sentiment d’appartenance à une équipe et la cohésion qui peut en sortir, sont autant de clés de succès pour le futur.
D’après un article de Malakoff Humanis :
« Quand le confnement oblige à mieux gérer ses visioconférences ».
lecomptoirdelanouvelleentreprise.com